Home

Bid Management en Support


Dienstbeschrijving Bidmanagement

Om het rendement op offertes van leveranciers op een hoger niveau te brengen, kan een leverancier de expertise van onze partners op het gebied van Bid Management en Support inzetten. Er worden diverse services geboden die de effectiviteit van het offerteproces verhogen. Wij richten ons hierbij met name op ICT en Telecom leveranciers.

De Bidmanager kan het volgende voor de opdrachtgever betekenen:

  1. Signalering van tenders: Op gebied van (Europese) aanbestedingen is onze Bid management en support partner lid van diverse (betaalde) tendersites. In overleg met onze opdrachtgever stelt de Bidmanager de juiste parameters in, zodat u nooit een interessante aanbesteding mist.
  2. Opzet en ontwikkeling van een hoogwaardige tenderdesk.
  3. Inrichting van een effectief intakeproces. 
  4. Benchmarketing: Door de kennis van de markt helpt de Bidmanager om de effectiviteit en doelmatigheid van uw aanpak te toetsen en te verbeteren.
  5. Trainingen in competenties en vaardigheden op gebied van ontwikkeling van offertes. Hierbij kunt u denken aan het trainen van verkoopmedewerkers, offertespecialisten, technische medewerkers en businessmanagers.
  6. Coaching van uw medewerkers, waarbij de Bidmanager gericht helpt om de slagkracht en successcore in brede zin te verhogen. 
  7. Daadwerkelijke support bij belangrijke offerte- / aanbestedingstrajecten samen met uw mensen om een winnende offerte samen te stellen.
  8. Klantenaudits: De Bidmanager levert een bijdrage in het bepalen van de behoeften van de klant.
  9. Interim-management: de Bidmanager kan tijdelijk een sturende of veranderingsgerichte rol in uw offerte proces vervullen. 
  10. Content ontwikkeling: Opbouw en gestructureerd onderhoud van een documentenbibliotheek met hoogwaardige basisteksten, voor een razendsnelle respons op tenders en aanbestedingen.

Het resultaat is een hoogwaardige aanpak op het gebied van offertemanagement, die reeds meerdere organisaties heeft geholpen hun scoringspercentage aanzienlijk te verbeteren.

Activiteiten Bidmanager
Doelstelling Bidmanager:

  1. Grote offertes realiseren voor opdrachtgevers binnen de vastgestelde tijd en beperkte resources. Dat betekent de klanteisen zo goed mogelijk koppelen aan de interne mogelijkheden. Offerteaanvragen zijn meestal Europese aanbestedingen en hebben een sterk projectmatig karakter – input van interne en externe partijen leidt tot de beste aanbieding. 
  2. Het adequaat bijhouden van informatiesystemen betreffende publicatie van (Europese of andere grote) aanbestedingen, ten einde tijdig alle reële kansen voor de opdrachtgever te onderkennen. 
  3. Het ontwikkelen en ter beschikking stellen van een ‘Offerte Template’ en een Content database, zodat ook andere medewerkers van de klant sneller, met beter resultaat en minder inspanning offertes kunnen maken.

Resultaatgebieden:

A) Opstellen Bid:
De Bidmanager realiseert complexe offertes binnen de harde deadlines in het door de klant gevraagde of zelf ontwikkelde formaat. Hieronder vallen onder andere: 

  1. Management summary en begeleidend schrijven van het management; 
  2. Opstellen van onderliggende calculaties en omschrijvingen (functionele ontwerpen, service levels, technische ontwerpen) van de interne toeleveranciers zoals bijvoorbeeld de afdelingen inkoop, kwaliteitsbeheer, ontwikkeling, operationele afdelingen, planningsafdelingen, Product Management, Productiebesturing, Customer Operations etc.; 
  3. Oplevering van een complete gecommitteerde aanbieding in nauwe samenwerking met bovengenoemde interne afdelingen. 
  4. Juridische controle en overleg met juridische afdelingen; 
  5. Financiële controle en overleg met financiële afdelingen. 
  6. Procuratie op het juiste niveau, inclusief management rapportage, investeringsvoorstellen, synergie met lopende en geplande projecten, enz.

B) Procesbewaking:
De Bid Manager bewaakt en begeleidt het gehele offerteproces, door al het noodzakelijke te doen om offertes op tijd gereed te krijgen, o.a.: 

  1. als voorzitter van het Bidteam optreden, waarin voorts de Account Manager en Product Manager zitting hebben en waarin de strategie en tactiek van de aanbieding wordt vastgesteld; 
  2. het (doen) opstellen van een zogenaamde ‘Work Breakdown Structure’ [WBS], zodat de offerte in onderdelen kan worden uitgezet bij de interne toeleveranciers; 
  3. het maken van een projectplanning betreffende de verschillende onderdelen van de WBS en de voortgang hiervan bewaken; 
  4. het eventueel opstellen van een Bid Package ten behoeve van aanbesteding derden; 
  5. de communicatie met potentiële klanten betreffende de offerte uitvoeren en bewaken, inclusief het tijdig inschakelen van directie; volwaardig gesprekspartner voor hogere DMU leden bij zowel de leverancier (intern) als de klant (extern).

C) Opstellen offerte:
De Bid Manager zorg voor de productie van de offerte, met dien verstande dat: 

  1. hij of zij is verantwoordelijk voor de eindredactie van offertes; 
  2. hij of zij zorgt voor voldoende middelen zodat offertes zich onderscheiden door vormgeving en algemene verzorgdheid; 
  3. hij of zij zorgt voor de ICT middelen, die noodzakelijk zijn om grote documenten, voorzien van de nodige ‘graphics’, te produceren.

D) Nazorg en overdracht (optioneel):
Na tijdige oplevering van de offerte blijft de Bid Manager betrokken bij de offerte tot op het moment, dat de potentiële klant de offerte schriftelijk accepteert of afwijst. Aanvullende vragen danwel wijzigingen in de specificaties worden door Bid Manager verwerkt. De Bid Manager kan tevens verantwoordelijk gesteld worden voor de totstandkoming van het contract. Hij coördineert al de noodzakelijke handelingen en schakelt de betrokken afdelingen tijdig in.

De Bid Manager kan verder verantwoordelijk gesteld worden voor de overdracht aan de reguliere organisatie, die de uitvoering verder op zich neemt. Overdracht bestaat uit overdracht van de contracten, maar ook het actief meehelpen om het project team op orde te krijgen. E) Administratieve organisatie De Bid Manager is verantwoordelijk voor de inrichting van een documentenbibliotheek. Al het algemeen toepasbare materiaal voor offertes wordt centraal beheerd en is toegankelijk voor anderen binnen het bedrijf van de opdrachtgever.

Competenties Bidmanager

  1. Opleiding op HBO+ niveau; 
  2. Tenminste 10 jaar werkervaring;
  3. Groot verantwoordelijkheidsgevoel; 
  4. Afkomstig uit ICT of projectomgeving: Verkoop en/of Werkvoorbereiding en/of Project Management; 
  5. Kennis van (technisch) Engels – lezen en bij voorkeur ook schrijven; 
  6. Ervaring met MS Office applicaties, MS Visio en Projects